Hoe kies ik de juiste software voor salarisverwerking?

Als HR-manager of salarisadministrateur wil je graag zo efficiënt mogelijk je werkzaamheden kunnen uitvoeren. Dan wil je gebruik kunnen maken van de juiste software voor de salarisverwerking, die ervoor zorgt dat je sneller, slimmer en foutloos HR- en salarisvragen kunt verwerken. Maar hoe kies je nou het juiste pakket en hoe weet je zeker dat het geschikt is voor jouw organisatie?

Waar moet je op letten?

De zoektocht naar een manier om HR-processen en de salarisverwerking te optimaliseren is een uitdaging. Jouw organisatie heeft namelijk eigen, unieke werkprocessen en je hebt misschien het gevoel dat deze niet 1-2-3 in een standaardpakket vast te leggen zijn. Gelukkig zijn er vele mogelijkheden en is ook voor jouw organisatie de juiste partner te vinden. We leggen je uit hoe je tot een goede keuze komt.

Automatisering

Iedere maand zijn er een hoop terugkerende werkzaamheden, zoals de urenregistratie van werknemers. Hoewel veel organisaties inmiddels wel een digitale verwerking hebben, bijvoorbeeld met behulp van Excel, zorgt dit nog steeds voor veel handmatige en dubbele handelingen. Om je hierin te ondersteunen en kostbare tijd te besparen, ga je op zoek naar een softwarepakket dat belangrijke taken kan automatiseren. 

Voorbeelden van automatisering zijn:

• Het koppelen van de urenregistratie aan de salarisadministratie. Zo worden gewerkte uren of verlof automatisch overgezet en hoef je deze alleen nog maar te controleren in plaats van zelf in te voeren.
• Persoonlijke workflows zorgen ervoor dat je de verschillende stappen van een werkproces op elkaar kunt afstemmen. Een indiensttreding proces wordt zo een stuk makkelijker, doordat jouw collega’s automatische meldingen en herinneringen krijgen om bepaalde taken uit te voeren. 

Proforma omgeving

Een proforma omgeving is een musthave functie als je graag meer inzicht in je loonkosten wilt. Je kunt hiermee namelijk proefberekeningen en proef loonstroken maken. Op die manier kun je heel eenvoudig zien wat wijzigingen in je bedrijfsstructuur voor effect hebben op de loonkosten. Forecasting wordt een stuk eenvoudiger op deze manier.

Zelfservice voor HR-zaken

Onder het kopje automatisering hebben we al benoemd dat persoonlijke workflows een handige tool zijn om collega’s op de hoogte te houden van openstaande taken. Om werknemers en leidinggevenden verantwoordelijk te maken voor hun eigen personeelszaken, kies je voor een softwarepakket dat beschikt over ESS en MSS functies. ESS (Employee Self Service) en MSS (Manager Self Service) geeft werknemers inzicht in hun personeelsgegevens en de mogelijkheid om deze zelf te wijzigen, wanneer dat nodig is.

Zo kunnen werknemers zelf hun loonstroken en jaaropgaven downloaden, kunnen ze een adreswijziging doorvoeren of eenvoudig verlofdagen aanvragen. Managers krijgen inzicht in de gegevens van hun team/afdeling en kunnen deze verlofaanvragen of declaraties zelf goedkeuren. Zo hoef jij als HR-manager of -medewerker hier niet meer tussen te zitten en houd jij meer tijd over voor andere HR-werkzaamheden.

Kies een betrouwbare partner

Bij een overstap is de loonadministratie software niet het enige waar je op moet letten. Je wilt namelijk ook met een betrouwbare partner in zee gaan, die snapt hoe jouw organisatie werkt en hoe jij efficiënt de salarisadministratie kunt doen. Ga daarom op zoek naar een partner die ook eigen salarisadministrateurs in dienst heeft, die ervaring in het werkveld hebben. Zo kun je op de juiste manier geholpen worden en weet je zeker dat je optimaal gebruik maakt van de samenwerking.